People Task (ワークフロー) ​

People Task 機能を使用すると、人間による承認のためのステップをレシピ内に追加できます。人間による判断を必要とする複雑なタスクを承認者にリダイレクトし、その後、タスクが承認されたのか却下されたのかに応じてさらにリダイレクトできます。

管理者として People Task を使用する ​

People Task の設定 ​

People Task 機能は特定のユーザーに対してのみ有効になっています。詳細については、カスタマーサクセスマネージャーまでお問い合わせください。

People Task 機能が有効になっている Workato アカウントでは、チーム所有者に対して [Tools] ページに [People Task] オプションが表示されます。[Tools] > [People Task] の順に選択します。

People Task ツール

People Task のサブドメインのカスタマイズ ​

People Task に初めてアクセスする場合には、People Task アカウントを設定する必要があります。一意のサブドメインを指定し、People Task の承認者用にサイトをカスタマイズします。

以下に、 People Task の設定画面での Workato Demo Inc. の設定例を示します。この設定は初期設定後に変更できます。

People Task サイトの設定とカスタマイズ

People Task の参加者の追加 ​

タスク依頼者および承認者を People Task の参加者として追加する必要があります。参加者の名前、メールアドレス、および必要に応じてアバターを指定します。

People Task の新しい参加者の追加

People Task のサンプルシナリオ ​

レシピ ​

以下のレシピは、BambooHR に新入社員が登録されるとトリガーされ、人事の John から給与管理者である Jill に People Task 承認タスクが送信されます。承認が必要な新しいタスクについて知らせる、メール通知を Jill に送信する必要があります。

People Task を使用して新入社員についての承認および機密データの追加を行うレシピ

タスクが承認されると、レシピは ADP へのアップロードのための新入社員の詳細のステージングへと進みます。一方、タスクが承認されなかった場合は、この特定のジョブにトラブルシューティング用のフラグを付けるために、レシピはエラーを表示して停止します。これは、すべての新入社員を ADP に登録する必要があるためです。

People Task ステップの設定 ​

People Task ステップでは、以下のようないくつかの重要な項目があります。

People Task のアクション項目の設定

項目 :

• Task title

タスクのタイトル。タスクの概要リストに表示されます。

• Task document

承認者がタスクを承認すべきか却下すべきかを判断するための関連データのリストとして表示されます。

• Requester

ユーザーのリストから、タスクを送信しているユーザーを選択します。

• Approver

ユーザーのリストから、タスクを承認するユーザーを選択します。

• Decision by

承認者が何日以内に判断する必要があるかを選択します。

• Requester comments

依頼者から承認者への任意のメモ。

• User data fields

承認者に追加のデータを指定してもらう必要がある場合に必要に応じて使用します。収集する項目は以下の形式で定義します。

[
  {"control_type": "ssn","label": "SSN","name": "SSN","type": "string","hint": "nnn-nn-nnn"},
  {"control_type": "text","label": "Birth date","name": "birth_date","type": "date_time","format": "MM-DD-YYYY","hint": "MM-DD-YYYY"},
  {"control_type": "select","label": "Gender","name": "gender","type": "string","pick_list": [["Male","M"],["Female","F"]]}
]

People Task ステップのプレビュー ​

承認者のビューでは、上記の項目はタスク内に以下のように表示されます。

承認者に表示される People Task リクエストのプレビュー

承認者として People Task を使用する ​

承認者ビュー ​

承認が必要なタスクを確認するには、承認者は People Task ポータルにログインする必要があります。

People Task の依頼者と承認者用のカスタマイズされた People Task のログインページ

ログインすると、承認者は保留中のタスクおよび完了済みのタスクのリストにアクセスできるようになります。

承認者が確認し、承認/却下する必要があるリクエストのリスト

タスクの承認 ​

承認者は、送信されたドキュメントを確認し、フィールドに入力することによって要求されたデータを指定します。必須のフィールドにはその旨が記載されています。承認者はどのタスクについても、 承認者のメモ を追加することを選択できます。

その後、タスクを承認するか却下します。レシピによりジョブが再開され、以降のレシピステップが実行されます。承認または却下されたタスクは、[Completed] タブに表示されます。

承認/却下されたリクエストは [Completed] タブに移動される